A pressa para resolver um problema com o sistema atual leva muitos escritórios a contratar o próximo de forma precipitada. Uma demonstração comercial impressionante, um preço atraente ou uma indicação de colega acabam sendo a base da decisão: e meses depois, os problemas antigos foram substituídos por problemas novos. Um checklist estruturado de avaliação evita esse ciclo e aumenta significativamente as chances de uma boa escolha.
O checklist de avaliação antes de contratar
Antes de assinar qualquer contrato, o escritório deve ter respostas claras para os seguintes pontos. Sobre as funcionalidades: o sistema cobre todos os módulos necessários para a sua operação (Fiscal, Folha, Contábil, Administrativo)? Os módulos são nativamente integrados ou exigem exportação e importação de dados? O sistema processa corretamente os regimes tributários mais comuns na sua carteira (Simples Nacional, Lucro Presumido, Lucro Real)? Há suporte para emissão de NFS-e nos municípios dos seus clientes? O sistema se integra diretamente com o eSocial, o FGTS Digital e os portais da Receita Federal? Sobre o fornecedor: há quanto tempo a empresa está no mercado? Qual é o número de clientes ativos? Com que frequência o produto recebe atualizações? As atualizações chegam antes das datas de vigência das mudanças legais? Sobre suporte: qual é o SLA para chamados urgentes? O atendimento cobre as vésperas de vencimentos fiscais importantes? Há canal prioritário para emergências? Sobre contrato: qual é o prazo mínimo de contrato? Quais são as condições de saída? Como funciona a portabilidade dos dados em caso de rescisão?
Como usar o checklist na prática
Não aceite respostas vagas do fornecedor. Se ele diz que "atualiza a legislação regularmente", peça o histórico de releases do último ano e verifique as datas de entrega em relação às datas de vigência das mudanças. Se ele diz que o suporte é ágil, teste abrindo um chamado técnico antes de assinar o contrato. Se ele diz que os módulos são integrados, peça para ver na demonstração como um lançamento fiscal flui automaticamente para o contábil: sem exportação manual.
Pontos que merecem atenção especial
- Custos ocultos: módulos que parecem incluídos mas têm cobrança separada, taxa de implantação, taxa de migração de dados e custo de treinamento
- Cláusulas de reajuste: como o preço é reajustado anualmente? Por qual índice? Há limite de reajuste?
- Portabilidade de dados: em caso de rescisão, o escritório recebe os dados em formato utilizável ou fica refém do formato proprietário do fornecedor?
- Multas contratuais: quais são as condições e os valores de multa em caso de cancelamento antecipado?
Como a Glan Data pode ajudar
A Glan Data disponibiliza para escritórios em fase de avaliação acesso completo ao checklist de funcionalidades do sistema, histórico de atualizações dos últimos 12 meses e demonstração técnica com casos reais da operação contábil. Nosso processo de avaliação é transparente: o objetivo é que o escritório tome a decisão mais informada possível: independentemente de qual seja.
Em resumo:
- Um checklist estruturado de avaliação: cobrindo funcionalidades, fornecedor, suporte e contrato: reduz significativamente o risco de uma escolha precipitada que vai custar caro nos próximos anos
- Não aceitar respostas vagas e exigir evidências concretas (histórico de releases, teste de suporte, demonstração de integração real) é a diferença entre uma avaliação superficial e uma avaliação que protege o escritório
- Custos ocultos, cláusulas de reajuste e condições de portabilidade de dados são pontos do contrato que precisam ser lidos e negociados antes da assinatura
Como a Glan Data pode ajudar
Esses critérios guiam o desenvolvimento dos sistemas Glan Data. O ambiente integra Sistema Contábil, Escrita Fiscal, Folha de Pagamento, Administrativo, Fluxo de Caixa e RH Online em torno de um cadastro único de empresas, eliminando reexportações manuais entre módulos. O processo de implantação inclui migração assistida de dados históricos e atualizações publicadas a cada mudança de obrigação acessória. Se o seu escritório está avaliando uma troca, uma demonstração com dados reais costuma responder as dúvidas mais rápido do que qualquer proposta comercial.
Solicitar demonstração gratuita →Perguntas frequentes
Quais critérios devo avaliar antes de contratar um software contábil?
Avalie pelo menos cinco pontos antes de assinar qualquer contrato: integração entre módulos (fiscal, folha, contábil e financeiro no mesmo ambiente), suporte técnico com tempo de resposta definido, processo de migração de dados históricos, frequência de atualizações para obrigações acessórias e modelo de precificação sem surpresas após a implantação. Testar o sistema com dados reais do escritório, antes do go-live, é indispensável para evitar arrependimento pós-contrato.
Como saber se o fornecedor acompanha as mudanças da legislação com agilidade?
Pergunte diretamente ao fornecedor qual foi o prazo médio de atualização nas últimas grandes mudanças, como eSocial, DCTFWeb e SPED. Solicite o histórico de notas de versão e verifique se há comunicação proativa aos clientes quando uma obrigação é alterada. Fornecedores que publicam atualizações apenas sob demanda ou que exigem configuração manual a cada mudança de tabela tendem a gerar retrabalho constante no escritório.
Posso contratar módulos separados de fornecedores diferentes ou é melhor um sistema integrado?
Módulos de fornecedores distintos funcionam, mas criam pontos de fricção: exportações manuais entre sistemas, divergência de cadastros, dificuldade em rastrear erros que surgem nas fronteiras entre as ferramentas e custo de suporte fragmentado. Um ambiente integrado, em que fiscal, folha, contábil e financeiro compartilham o mesmo cadastro de empresas e clientes, reduz retrabalho e facilita a identificação de inconsistências antes da entrega das obrigações.
O que acontece com os dados históricos na troca de sistema?
Esse é um dos riscos mais subestimados na troca de software. Antes de assinar, questione o novo fornecedor sobre o formato de importação aceito, quais dados são migrados (saldos, lançamentos, cadastros, histórico de folha) e se a migração é feita pela equipe técnica deles ou terceirizada. Peça exemplos de migrações anteriores com volume semelhante ao do seu escritório e defina em contrato quem é responsável caso haja inconsistência nos dados após a virada.
Continue aprendendo
Quer saber se a Glan Data é a escolha certa para o seu escritório?
Fale com um especialista → Sem compromisso. Nossa equipe te ajuda a avaliar a melhor opção.